Архивистичко друштво Србије
Радна група Службе заштите документарног материјала и архивске грађе ван архива
Датум:24.06.2025.
Број:18
OБАВЕШТЕЊЕ/СТРУЧНА ПРЕПОРУКА
Поштоване колеге
поводом учесталих позива ствараоца и имаоца са подручја територије Републике Србије поводом понуда које добијају у вези система електронског пословања (електронског архивирања) од разних приватних фирми попут: „Параграф“-а, „Профи систем“-а, „Рачуноводствени програм“ и других привредних субјеката, те куповине њихових софтвера, обавештавамо вас:
- Обавезе имаоца и ствараоца дефинисане су Законом о архивској грађи и архивској делатности (Сл. гласник РС 6/2020) евидентирање, означавање, класификовање, датирање и архивирање документарног материјала;
- Обавеза куповине софтвера како би ималац и стваралац „осигурао трајно чување архивске грађе у електронском облику, њено одржавање, мигрирање, односно пребацивање на нове носаче у прописаним форматима до предаје архивске грађе у електронском облику надлежном јавном архиву“ није обавеза ствараоца и имаоца као и све остало што поменуте фирме нуде.
- Наметање обавезе куповине софтвера за чување „електронске архиве“, под претњом санкционисања правних субјеката од стране надлежних јавних архива, представља узнемиравање и довођење у заблуду ималаца и стваралаца, на које ми као надлежни јавни архиви имамо обавезу да укажемо.
- Имаоци и ствараоци НИСУ у ОБАВЕЗИ да купе софтверска решења понуђена од приватних софтверских кућа, уколико то не желе, а посебно треба обратити пажњу на то да ли софтвери који се нуде на тржишту обухватају и сегмент електронског архивирања или само представљају систем електронског управљања документима (DMS).
- ПРЕПОРУЧУЈЕМО свим правним субјектима као ствараоцима и имаоцима архивске грађе и документарног материјала да се за све недоумице и питања у вези електронске архиве, те својих права и обавеза утврђених законом, ОБАВЕЗНО обрате надлежним јавним архивима, од којих ће добити правовремене и тачне информације, као и адекватну стручну помоћ.
Поштоване колеге, молимо Вас да Образложење објавите на званичну сајт страницу вашег архива те, уколико постоји могућност, проследите на што више адреса имаоца и ствараоца.
Београд, 24.06.2025. г
Чланови Радне групе Службе заштите документарног материјала ван архива при Архивистичком друштву Србије